Căn chỉnh lề là một trong những thao tác cơ bản nhưng cực kỳ quan trọng khi soạn thảo văn bản trên Microsoft Word. Một văn bản được căn chỉnh lề đúng cách không chỉ giúp cho nội dung trở nên trình bày khoa học mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp của người soạn thảo. Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu cách căn chỉnh lề trong Word một cách chi tiết, từ những bước cơ bản nhất cho đến những mẹo hay để tối ưu hóa quy trình làm việc của bạn.
Tiêu Chuẩn Căn Lề Trong Word
Trước khi bắt đầu, bạn cần nắm rõ những tiêu chuẩn căn lề theo quy định của Bộ Nội Vụ. Điều này không chỉ giúp bạn tạo ra văn bản đúng hình thức mà còn giúp cho văn bản thể hiện được sự chuyên nghiệp.
- Khổ giấy: Thông thường sử dụng khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm); một số trường hợp có thể dùng khổ A5.
- Phông chữ: Phông chữ phải là phông chữ Tiếng Việt với bộ mã Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam.
Dưới đây là tiêu chuẩn kỹ thuật cụ thể về căn lề trong Word:
- Lề trên (Top): Cách mép trên 20-25mm.
- Lề dưới (Bottom): Cách mép dưới 20-25mm.
- Lề trái (Left): Cách mép trái 30-35mm.
- Lề phải (Right): Cách mép phải 15-20mm.
Lưu Ý Quan Trọng
Trước khi thực hiện căn lề, bạn cần kiểm tra và chuyển đơn vị đo trong Word sang Centimeters. Điều này sẽ giúp bạn dễ dàng thực hiện các thông số căn chỉnh một cách chính xác hơn.
Cách Căn Chỉnh Lề Trong Word Chi Tiết Nhất
Đối Với Word 2013, 2016 và 2019
Đối với ba phiên bản Word phổ biến này, bạn có thể thực hiện các bước sau:
Bước 1: Chuyển Đơn Vị Đo Sang Centimeters
- Mở Microsoft Word, chọn File ở góc trên bên trái.
- Chọn Options.
Bước 2: Chọn Thẻ Advanced
- Tại giao diện tiếp theo, chọn thẻ Advanced ở cột bên trái.
- Kéo xuống mục Display và thay đổi giá trị Show Measurements in unit of từ Inches sang Centimeters.
Bước 3: Vào Giao Diện Căn Chỉnh Lề
- Quay trở lại giao diện Word, chọn tab Page Layout > Margins > Custom Margins.
Bước 4: Căn Chỉnh Các Thông Số Lề
- Hộp thoại Page Setup sẽ xuất hiện. Thực hiện chỉnh sửa các thông số lề trên (Top), lề dưới (Bottom), lề trái (Left), lề phải (Right) theo tiêu chuẩn đã nêu. Nhấn OK để hoàn tất.
Đối Với Word 2007 và 2010
Cách căn chỉnh lề trong Word 2010 cũng tương tự như Word 2007. Bạn có thể thực hiện theo hướng dẫn sau:
Bước 1: Chuyển Đơn Vị Đo Sang Centimeters
- Click vào nút Office Button > Word Options.
Bước 2: Chọn Tab Advanced
- Vào tab Advanced > Kéo xuống tùy chọn Display > Chọn Measurement Unit là Centimeters > OK.
Bước 3: Vào Giao Diện Căn Chỉnh Lề
- Nhấn vào tab Page Layout > Margins > Custom Margins.
Bước 4: Căn Chỉnh Các Thông Số Lề
- Chỉnh sửa lại các thông số lề theo yêu cầu và nhấn OK.
Đối Với Word 2003
Đối với phiên bản Word 2003, quy trình thực hiện như sau:
Bước 1: Chuyển Đơn Vị Đo Sang Centimeters
Bước 2: Chọn Tab General
- Nhấn tab General > Chọn Measurement Units là Centimeter > OK.
Bước 3: Vào Giao Diện Căn Chỉnh Lề
Bước 4: Căn Chỉnh Các Thông Số Lề
- Nhập các thông số lề theo ý muốn và nhấn OK để lưu lại.
Thiết Lập Căn Lề Mặc Định Trong Word
Để tiết kiệm thời gian khi soạn thảo nhiều văn bản, bạn có thể thiết lập lề mặc định. Dưới đây là hướng dẫn đơn giản:
Bước 1: Căn Chỉnh Lề Như Trên
- Sau khi thao tác căn chỉnh lề xong, bạn hãy click vào tùy chọn Save As Default.
Bước 2: Xác Nhận Thiết Lập
- Chọn Yes để xác nhận việc thiết lập căn lề mặc định cho các văn bản sau này.
Cách Giãn Dòng, Giãn Đoạn Trong Word
Ngoài việc căn chỉnh lề, việc giãn dòng và giãn đoạn cũng rất quan trọng để văn bản trở nên dễ đọc hơn. Dưới đây là cách thực hiện:
Bước 1: Chọn Đoạn Văn Bản
Bôi đen đoạn văn bản cần giãn dòng hoặc sử dụng tổ hợp phím
Ctrl + A để chọn tất cả văn bản.
Bước 2: Vào Phần Paragraph
Trong phần
Paragraph ở thẻ
Home, bạn chọn biểu tượng điều chỉnh khoảng cách dòng.
Bước 3: Chỉnh Sửa Khoảng Cách
Hộp thoại
Paragraph sẽ xuất hiện. Trong thẻ
Indents and Spacing, bạn có thể chỉnh sửa:
- Before: khoảng cách đoạn trước.
- After: khoảng cách với đoạn sau.
- Line spacing: bao gồm:
-
Single: khoảng cách bằng một dòng bình thường.
-
1.5 lines: khoảng cách bằng một dòng rưỡi.
-
Double: khoảng cách lớn gấp đôi dòng bình thường.
-
At least: khoảng cách tối thiểu.
-
Exactly: khoảng cách bằng.
-
Multiple: khoảng cách gấp số lần.
Bước 4: Xem Thay Đổi và Xác Nhận
Bạn có thể xem các thay đổi trong phần
Preview. Sau khi điều chỉnh xong, nhấn
OK để lưu lại.
Kết Luận
Trên đây là toàn bộ hướng dẫn cách căn chỉnh lề trong Word mà bạn cần biết. Việc trình bày văn bản đẹp không chỉ giúp bạn dễ dàng trong việc truyền đạt thông tin mà còn thể hiện được sự chuyên nghiệp của bạn trong công việc. Hy vọng rằng những thông tin trong bài viết này sẽ hữu ích và giúp bạn tạo ra những văn bản theo đúng quy chuẩn.
Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi qua hotline: 19001903 để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất. Hãy bắt đầu thực hành ngay hôm nay để nâng cao kỹ năng soạn thảo văn bản của mình!
